Betriebsanweisungen erstellen: Anforderungen, Ablauf und Praxis

Für Tätigkeiten mit Gefahrstoffen muss der Arbeitgeber eine schriftliche Betriebsanweisung bereitstellen, die auf der Gefährdungsbeurteilung beruht und in verständlicher Sprache am Arbeitsplatz zugänglich ist. Rechtsgrundlage ist § 14 GefStoffV, die Ausgestaltung regelt die TRGS 555. Sie gliedert jede Betriebsanweisung in sieben Punkte, vom Arbeitsbereich bis zur sachgerechten Entsorgung.

Was eine Betriebsanweisung ist

Die TRGS 555 beschreibt Betriebsanweisungen als arbeitsplatz-, tätigkeits- und stoffbezogene, verbindliche schriftliche Anordnungen und Verhaltensregeln des Arbeitgebers an die Beschäftigten (Nr. 3.1 Abs. 2). Sie schützen vor Unfall-, Gesundheits-, Brand- und Explosionsgefahren und dienen dem Schutz der Umwelt.

Das Sicherheitsdatenblatt beschreibt einen Stoff allgemein, für jede denkbare Verwendung. Die Betriebsanweisung beschreibt, was an einem bestimmten Arbeitsplatz in Ihrem Betrieb gilt: welcher Handschuh, welche Absaugung, wo der Feuerlöscher hängt. Die folgende Übersicht grenzt sie von den Dokumenten ab, mit denen sie oft verwechselt wird.

Die letzte Zeile führt in der Praxis oft zu Verwechslungen. Die AwSV-Betriebsanweisung betrifft die Anlage und schützt Gewässer, die Gefahrstoff-Betriebsanweisung betrifft die Tätigkeit und schützt Beschäftigte. Ein Ölfasslager kann beide erfordern. Mehr dazu im Ratgeber Wassergefährdende Stoffe.

Wann eine Betriebsanweisung Pflicht ist

§ 14 Abs. 1 GefStoffV verpflichtet den Arbeitgeber, den Beschäftigten eine schriftliche Betriebsanweisung zugänglich zu machen, die der Gefährdungsbeurteilung Rechnung trägt. Sie muss Informationen über die am Arbeitsplatz vorhandenen oder entstehenden Gefahrstoffe enthalten. Die Pflicht erfasst also auch Stoffe, die erst bei der Arbeit entstehen, etwa Schweißrauch, Holzstaub oder Dieselmotoremissionen. Für sie gibt es kein Sicherheitsdatenblatt; die Angaben kommen aus der Gefährdungsbeurteilung, aus den TRGS und aus Branchenlösungen der Unfallversicherungsträger.

Ausnahme: nur geringe Gefährdung

Ergibt die Gefährdungsbeurteilung insgesamt eine nur geringe Gefährdung und reichen die allgemeinen Schutzmaßnahmen nach § 8 aus, müssen nach § 6 Abs. 13 GefStoffV keine weiteren Maßnahmen aus Abschnitt 4 der Verordnung ergriffen werden. Zu diesem Abschnitt gehört auch § 14. Die TRGS 555 findet dann keine Anwendung (Nr. 1 Abs. 2). Die allgemeine Unterweisungspflicht nach § 12 Arbeitsschutzgesetz bleibt aber bestehen (Nr. 1 Abs. 3).

Die Einstufung als geringe Gefährdung muss sich aus der dokumentierten Gefährdungsbeurteilung ergeben und gilt immer für eine bestimmte Tätigkeit. Pauschal für den ganzen Betrieb lässt sie sich nicht annehmen.

Fremdfirmen

Arbeiten Fremdfirmen in Ihrem Betrieb mit Gefahrstoffen, müssen Sie als Auftraggeber sie über Gefahrenquellen und spezifische Verhaltensregeln informieren (§ 15 Abs. 1 GefStoffV). Können sich die Tätigkeiten der Firmen gegenseitig gefährden, stimmen alle beteiligten Arbeitgeber ihre Gefährdungsbeurteilungen und Schutzmaßnahmen ab und dokumentieren das (§ 15 Abs. 2).

Was in eine Betriebsanweisung gehört

§ 14 Abs. 1 GefStoffV nennt drei Mindestinhalte: Informationen über die Gefahrstoffe und ihre Gefährdungen, über Vorsichtsmaßregeln und Schutzmaßnahmen einschließlich Hygiene und persönlicher Schutzausrüstung und über das Verhalten bei Betriebsstörungen, Unfällen und Notfällen. Die TRGS 555 macht daraus in Nr. 3.2.1 eine feste Gliederung mit sieben Punkten. Ein Anhang der TRGS ordnet jedem Punkt die Abschnitte des Sicherheitsdatenblatts zu, aus denen die Angaben stammen.

Die TRGS 555 empfiehlt außerdem, auf Beschäftigungsbeschränkungen hinzuweisen (Nr. 3.2.5 Abs. 2), etwa für Jugendliche oder werdende und stillende Mütter. Freigabedatum, verantwortliche Person und Versionsnummer schreibt die TRGS nicht vor. Sie machen die Anweisung im Betrieb aber nachvollziehbar.

Einzel-, Gruppen- oder Tätigkeitsanweisung

Die äußere Form der Betriebsanweisung ist nicht festgelegt (TRGS 555 Nr. 3.1 Abs. 10). In der Praxis haben sich drei Zuschnitte bewährt.

In vielen kleinen und mittleren Betrieben passt eine Mischung: Gruppenanweisungen für Standardprodukte wie Reiniger oder Lacke, eigene Anweisungen für besonders gefährliche Stoffe und tätigkeitsbezogene Anweisungen für Arbeiten mit Rauch, Staub oder Abgasen. Die TRGS 555 erlaubt es auch, eine Anweisung in einen stoffbezogenen und einen betriebsspezifischen Teil aufzuteilen (Nr. 3.1 Abs. 3).

In fünf Schritten zur Betriebsanweisung

1. Stoffe und Tätigkeiten erfassen

Gehen Sie Arbeitsbereich für Arbeitsbereich durch: welche Produkte, wo, von wem, in welcher Menge. Bei einer Begehung tauchen regelmäßig Produkte auf, die nirgends erfasst sind, etwa Restbestände im Schrank, Musterflaschen oder Mittel im Firmenwagen. Ein Abgleich mit den Einkaufsdaten zeigt die Lücken in beide Richtungen. Das Ergebnis gehört ins Gefahrstoffverzeichnis nach § 6 Abs. 12 GefStoffV. Daraus ergibt sich, für welche Stoffe und Tätigkeiten Sie Betriebsanweisungen brauchen.

2. Sicherheitsdatenblatt und Gefährdungsbeurteilung auswerten

Das Sicherheitsdatenblatt beschreibt die Stoffeigenschaften, die Gefährdungsbeurteilung nach TRGS 400 die tatsächliche Belastung am Arbeitsplatz. Erst beides zusammen ergibt die Schutzmaßnahmen. Eine häufige Schwachstelle in Datenblättern sind Angaben wie „geeignete Schutzhandschuhe" ohne Material und Durchbruchzeit. Hier helfen eine Anfrage beim Hersteller oder die Datenbanken der Unfallversicherungsträger.

Legt die Gefährdungsbeurteilung Maßnahmen nach dem STOP-Prinzip fest, also Substitution vor technischen, organisatorischen und persönlichen Maßnahmen, müssen genau diese in der Betriebsanweisung stehen. Widersprüche zwischen beiden Dokumenten fallen bei Begehungen regelmäßig auf.

3. Schutzmaßnahmen konkret formulieren

Die TRGS 555 verlangt klare und eindeutige Angaben, die in praktisches Handeln umgesetzt werden können (Nr. 3.1 Abs. 9). Sammelbegriffe wie „Atemschutz" oder „Schutzbrille" sind zu konkretisieren, wenn im Betrieb verschiedene Typen vorhanden sind. Wörter wie „regelmäßig", „ausreichend" oder „gelegentlich" sollen nicht vorkommen. Gebote formuliert man mit „müssen", Verbote mit „dürfen nicht".

4. Verständlich gestalten

Die Betriebsanweisung muss in einer für die Beschäftigten verständlichen Form und Sprache abgefasst sein (§ 14 Abs. 1 GefStoffV, TRGS 555 Nr. 3.1 Abs. 8). Wer nicht ausreichend Deutsch versteht, braucht eine verständliche Fassung. Das muss nach der TRGS aber nicht zwangsläufig die Muttersprache sein. Empfohlen werden Piktogramme und Symbolschilder nach der Arbeitsstättenregel ASR A1.3 (Nr. 3.1 Abs. 10).

Bewährt hat sich ein einheitliches Layout mit einer DIN-A4-Seite pro Anweisung, das die Beschäftigten im ganzen Betrieb wiedererkennen. Der orange Rahmen für Gefahrstoff-Betriebsanweisungen ist eine verbreitete Konvention; eine Farbe schreibt die TRGS nicht vor. Ein einfacher Test: Geben Sie den Entwurf jemandem aus dem Arbeitsbereich und fragen Sie, was er bei einer Leckage tun würde. Kann er es aus dem Text ableiten, ist die Anweisung verständlich.

5. Freigeben, aushängen, unterweisen

Der Arbeitgeber oder eine von ihm beauftragte Person gibt die Anweisung frei. Sie ist an geeigneter Stelle an der Arbeitsstätte zugänglich zu machen, möglichst in Arbeitsplatznähe (TRGS 555 Nr. 3.1 Abs. 1).

Danach folgt die Unterweisung nach § 14 Abs. 2 GefStoffV: mündlich, anhand der Betriebsanweisung, arbeitsplatzbezogen, vor Aufnahme der Beschäftigung und danach mindestens jährlich. Teil davon ist eine allgemeine arbeitsmedizinisch-toxikologische Beratung. Inhalt und Zeitpunkt sind schriftlich festzuhalten und von den Unterwiesenen durch Unterschrift zu bestätigen. Den Nachweis bewahren Sie mindestens zwei Jahre auf (TRGS 555 Nr. 5.3 Abs. 7).

Praxisbeispiel: Kaltreiniger am Waschtisch

Ein metallverarbeitender Betrieb entfettet Bauteile an einem Waschtisch mit einem lösemittelhaltigen Kaltreiniger. Laut Sicherheitsdatenblatt ist das Produkt entzündbar, reizt die Haut, kann Schläfrigkeit und Benommenheit verursachen und ist giftig für Wasserorganismen mit langfristiger Wirkung. Die Gefährdungsbeurteilung hat ergeben: rund 45 Minuten pro Schicht, Waschtisch mit Absaugung, Arbeit mit dem Pinsel. Ein wässriger Reiniger wurde geprüft, eignet sich aber nicht für alle Bauteile.

Das Ergebnis ist eine einseitige Anweisung mit den Piktogrammen GHS02, GHS07 und GHS09, den Standorten von Notausgang, Feuerlöscher und Augendusche, dem Namen des Ersthelfers und der internen Notrufnummer. Die Werte im Beispiel sind zur Veranschaulichung gewählt. Wie lange ein Handschuh getragen werden darf, richtet sich nach der Durchbruchzeit, die der Hersteller für das konkrete Produkt angibt.

Typische Fehler

Betriebsanweisungen aktuell halten

§ 14 Abs. 1 GefStoffV verlangt eine Aktualisierung bei jeder maßgeblichen Veränderung der Arbeitsbedingungen. Die TRGS 555 ergänzt, dass Betriebsanweisungen an neue Erkenntnisse anzupassen und entsprechend dem Stand der Gefährdungsbeurteilung zu aktualisieren sind (Nr. 3.1 Abs. 7). Einen festen Turnus für die Überarbeitung nennen weder Verordnung noch TRGS. Die jährliche Unterweisung ist aber ein guter Anlass, jede Anweisung durchzusehen. Typische Anlässe für eine Aktualisierung:

• neues oder geändertes Sicherheitsdatenblatt, etwa nach einer Rezepturänderung
• Produkt- oder Lieferantenwechsel
• neue Maschinen, Absaugungen oder geänderte Verfahren
• Ergebnisse von Arbeitsplatzmessungen oder arbeitsmedizinischer Vorsorge
• Unfälle und Beinaheunfälle
• geänderte Vorschriften, etwa neue Arbeitsplatzgrenzwerte

Ändert sich eine Betriebsanweisung inhaltlich, ist eine zusätzliche Unterweisung fällig (TRGS 555 Nr. 5.1 Abs. 2). Hilfreich sind eine Nummer und ein Freigabedatum je Anweisung und ein Archiv der alten Fassungen. Wer im Gefahrstoffverzeichnis jedes Produkt mit seiner Betriebsanweisung verknüpft, sieht bei jeder Änderung sofort, welche Dokumente betroffen sind.

Kostenlose Hilfsmittel: Muster und GisChem

Die Berufsgenossenschaften stellen Muster-Betriebsanweisungen bereit. Das Gefahrstoffinformationssystem GisChem von BG RCI und BGHM bietet mit GisChem-Interaktiv ein Werkzeug, das aus den Angaben eines Sicherheitsdatenblatts Entwürfe erzeugt. Für Betriebe mit wenigen Produkten ist das ein guter Einstieg.

Die TRGS 555 zieht dabei eine klare Grenze: Musterbetriebsanweisungen und automatisch generierte Betriebsanweisungen sind an die betriebsspezifischen Gegebenheiten anzupassen und entsprechend zu ergänzen (Nr. 3.1 Abs. 12). Ein Entwurf ohne Arbeitsbereich, Ersthelfer und konkrete Schutzausrüstung erfüllt die Anforderungen nicht.

Selbst erstellen oder erstellen lassen?

Den Ausschlag geben Stoffzahl, Fachwissen im Haus und Zeit. Mit zehn gut dokumentierten Produkten und einer Fachkraft für Arbeitssicherheit, die gegenliest, kommen Sie mit Mustern oder GisChem gut zurecht. Ab einigen Dutzend Produkten wird es aufwendig: Jede Anweisung muss zum Datenblatt, zur Gefährdungsbeurteilung und zum Verzeichnis passen, und jede Änderung zieht Folgeänderungen nach sich.

Betriebsanweisungen von custodo

custodo erstellt Betriebsanweisungen nach § 14 GefStoffV, gegliedert nach TRGS 555, als Add-on zum Gefahrstoffkataster oder zur Gefährdungsbeurteilung. Grundlage sind die Stoffdaten aus Ihrem Kataster und, wo vorhanden, die Schutzmaßnahmen aus Ihrer Gefährdungsbeurteilung. Sie erhalten je Stoff oder Stoffgruppe einen druckfertigen A4-Aushang als PDF.

Ändert sich Ihre Datenbasis, ziehen wir die Betriebsanweisungen im Update-Abo nach. Die mündliche Unterweisung Ihrer Beschäftigten bleibt nach § 14 Abs. 2 GefStoffV Aufgabe des Arbeitgebers; wir liefern die schriftliche Grundlage dafür. Alle Details zum Leistungsumfang stehen auf der Seite Betriebsanweisungen für Gefahrstoffe.

Checkliste vor dem Aushang

• Die Anweisung beruht auf einer dokumentierten Gefährdungsbeurteilung.
• Ein aktuelles Sicherheitsdatenblatt liegt zugrunde.
• Arbeitsbereich und Tätigkeit sind benannt.
• Alle sieben Gliederungspunkte nach TRGS 555 sind ausgefüllt.
• Die Schutzausrüstung ist mit Art und Typ angegeben.
• Ersthelfer, Notrufnummer und Standorte sind aktuell.
• Die Sprache ist für alle Beschäftigten verständlich.
• Die Anweisung hängt in Arbeitsplatznähe.
• Die Unterweisung ist mit Datum und Unterschrift dokumentiert.

Quellen

• § 14 GefStoffV — Unterrichtung und Unterweisung der Beschäftigten
• § 6 GefStoffV — Absatz 12 Gefahrstoffverzeichnis, Absatz 13 geringe Gefährdung
• § 15 GefStoffV — Zusammenarbeit verschiedener Firmen
• § 22 GefStoffV — Ordnungswidrigkeiten; zur Höhe der Bußgelder siehe Bußgelder nach der Gefahrstoffverordnung
• TRGS 555 „Betriebsanweisung und Information der Beschäftigten", Ausgabe Februar 2017, Fassung 20.4.2017 (BAuA)
• TRGS 400 „Gefährdungsbeurteilung für Tätigkeiten mit Gefahrstoffen" (BAuA)
• Betriebsanweisungen im Fachwissen-Portal der BG RCI

Hinweis: Dieser Ratgeber gibt eine praktische Orientierung und ersetzt keine individuelle Rechtsberatung. Maßgeblich sind die jeweils gültigen Fassungen von GefStoffV und TRGS 555.